Una guía práctica para planners y empresas extranjeras interesadas en organizar eventos en Perú.
Organizar un evento internacional requiere planificación, logística y conocimiento del destino. Perú, con su creciente posicionamiento como hub MICE en Sudamérica, ofrece múltiples ventajas: conectividad aérea, infraestructura especializada, profesionales capacitados y experiencias culturales únicas.
Para facilitar la organización de congresos, convenciones, foros o viajes de incentivos, compartimos este checklist con los pasos esenciales a tener en cuenta al planear un evento en territorio peruano.
1. Definir el tipo de evento y su formato
Antes de iniciar, es fundamental identificar si se trata de un congreso, convención, lanzamiento de producto, viaje de incentivos, foro o reunión ejecutiva. Esto determinará la duración, el número de asistentes y las necesidades técnicas del evento.
2. Seleccionar la ciudad sede
Lima es el principal centro de eventos, pero también existen destinos ideales fuera de la capital, como Cusco, Arequipa, Paracas, Trujillo o el Valle Sagrado. Cada ciudad ofrece diferentes ventajas en términos de conectividad, infraestructura, clima y oferta turística.
3. Elegir el espacio adecuado
Utilizar plataformas de reserva por tipo de salón, capacidad y ubicación ayuda a optimizar tiempos. Perú cuenta con hoteles 4 y 5 estrellas, centros de convenciones, casonas históricas, auditorios y otros espacios equipados para todo tipo de eventos.
4. Revisar requisitos migratorios
Dependiendo del país de origen, los asistentes pueden necesitar visa para ingresar a Perú. Es importante verificar la política migratoria vigente. Por ejemplo, ciudadanos de Estados Unidos, Canadá y gran parte de Europa no necesitan visa de turismo, mientras que otros países como Cuba o Venezuela sí la requieren.
5. Considerar clima y temporadas
Perú tiene una gran diversidad climática. Lima tiene un clima templado todo el año, mientras que otras ciudades pueden ser más frías o calurosas según la estación. Es recomendable revisar las condiciones del destino en la fecha del evento.
6. Definir proveedores locales
Contar con operadores, agencias o DMCs locales facilita la gestión logística, el transporte, la producción y la coordinación en destino. Esto también aporta conocimiento cultural y mejores tiempos de respuesta ante imprevistos.
7. Coordinar transporte y traslados
Desde la llegada al Aeropuerto Internacional Jorge Chávez hasta los traslados internos, es clave prever movilidad eficiente y segura para todos los participantes. Muchas cadenas hoteleras ofrecen servicio de transporte corporativo.
8. Planificar actividades complementarias
Perú brinda la posibilidad de enriquecer los eventos con visitas culturales, experiencias gastronómicas, circuitos turísticos o actividades de integración. Esto agrega valor al evento y mejora la experiencia de los asistentes.
9. Asegurar medios de pago y presupuesto en moneda local
La moneda oficial es el nuevo sol (PEN), aunque también se acepta el dólar estadounidense en muchos servicios turísticos. Es recomendable consultar el tipo de cambio vigente y acordar formas de pago con anticipación.
10. Confirmar disponibilidad tecnológica
Verificar si el lugar cuenta con buena conectividad, equipos audiovisuales, soporte técnico y condiciones para transmisiones híbridas o virtuales es clave para eventos internacionales.
Planificar un evento en Perú es una oportunidad para combinar objetivos profesionales con experiencias únicas en un país preparado para recibir al mundo.